Kommunale myndigheder er ifølge Arkivloven og Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed forpligtet på at varetage arkivmæssige hensyn i deres virke.
I forbindelse med elektroniske arkivalier indebærer overholdelsen af arkivmæssige hensyn blandt andet, at:
- kommunen skaffer sig et overblik over, hvilke elektroniske arkivsystemer, den har; dels, at kommunen ved fremtidige investeringer i nye systemer allerede ved anskaffelsen overvejer, om systemet indeholder bevaringsværdige data, og der derfor skal træffes særlige foranstaltninger til bevaring af data.
- kommunen har en bevaringsstrategi for samtlige e-arkivsystemer, der indeholder bevaringsværdige data. Hvis de bevaringsværdige data er omfattet af persondataloven, skal kommunen endvidere tage initiativ til, at der indgås en aftale med et offentligt arkiv om bl.a. tidspunktet for aflevering.
- alle systemer, der indeholder bevaringsværdige data, skal bevares således, at data kan overføres til en systemuafhængig arkiveringsversion, senest når systemet lukkes eller går ud af administrativ brug.
- de bevaringsværdige arkivalier opbevares således, at de efter aflevering til et offentligt arkiv kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål.
Det er Silkeborg Arkivs opgave at yde konsulenthjælp og andre services til Silkeborg Kommune i bestræbelserne på at overholde disse arkivmæssige hensyn.
Kontakt os endelig, hvis du har spørgsmål, eller find uddybende forklaringer og beskrivelser af arkivmæssige hensyn i denne udgivelse fra Statens Arkiver: